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使用頻度の多いPDFファイル!Wordで作った文書をPDFに変換する方法をまとめ

2021-11-11 / Hanagi

ビジネスシーンなどで文書を提出するときにPDFファイルを指定されることは少なくありません。

それにはそうする大きなメリットがあるからです。

1.文書を開く場合にスマホ・パソコンの機種やOS関係なくほとんどの場合閲覧ができる
2.ファイルサイズが小さいことで、添付する場合にも便利
3.安全性が高く制作に特別なソフトが必要ない(ワード、エクセルで作成できる)
といったことです。

Windowsを使っていれば、自然とWordを使って文書を制作することが多くなります。

Wordは優れたソフトなので、文書制作に向いています。しかし、普通に保存すればその文書はWordファイルになります。WordファイルをPDFファイルにすることは可能ですがそれにはひと工夫が必要です。

今回は、WordファイルからPDFファイルに変換する方法をいくつか紹介したいと思います。

目次

名前を付けて保存からPDF形式に変換

自分がWordで作った文書は、保存するときにPDF形式に変換できます。

まずファイルのタブをクリックします。そこから上書き保存ではなく、名前を付けて保存をクリックします。

そうしたうえでファイル名を入れ、下の「Word文書(docx.)」となっているボックスの右端にある下矢印をクリックします。

プルダウンメニューから「PDF(.pdf)」を選択し保存をすれば完了です。

その際、下にあるオプションメニューを開くと、「最適化」として、ふたつ選択できるようになっています。

オンラインでのみ閲覧する場合は最小サイズ、印刷も行う場合には標準サイズに指定しましょう。

その項目の横にあるさらなるオプションボタンをクリックすると細かい設定が可能です。

「フォントの埋め込みが不可能な場合はテキストをビットマップに変換する」はチェックを入れておいた方がいいでしょう。

もしPDFにした場合、埋め込めないフォントを使用していても、文字の形を認識してビットマップ(白黒2値の点の集合体)に変換してくれます。

また「ドキュメントをパスワードで暗号化する」にチェックを入れると、文書を開く際にパスワードを求められ特定の人にしか閲覧できないように設定ができます。

無料変換ソフトを使ってPDF形式に変換

上の方法もあるのですが、ソフトを使ってPDF変換する方法もあります。

Windows用ソフトを探すのに便利なサイト、 窓の杜にアクセスします。そこで検索をすると、無料でたくさんのソフトを見つけることができます。

すでに作成したたくさんのWord文書をPDF変換したい場合や、Office文書だけでなく他のソフトでの文書もPDF変換したい場合、PDFで印刷をしたい場合には、とくに変換ソフトを活用するのがいいでしょう。

無料でダウンロードできるソフトを3つつぎにご紹介していきます。

PrimoPDF

そのなかのひとつがPrimoPDFです。公式サイトか、窓の杜というWebサイトからダウンロードしてください。
フリーソフトウェアで、体験版ではないので、ずっと無料で使うことができます。

ソフトは仮想プリンタとしてインストールされます。

印刷でプリンタをPrimoPDFで選択することでPDF変換ができます。

300種類以上のファイル形式に対応しており、印刷できるファイルはほぼPDF化が可能になっています。

オンライン表示、印刷用、ebookなどそれぞれに適したPDFの作成をしてくれます。

ファイルを開くときにパスワード入力を要求する設定にもできます。

PDFファイルへの追記ができる機能もあり、編集したり修正を見つけてしまったりしたときに便利です。

CubePDF

こちらも仮想プリンタとしてインストールされます。使い方はほぼPrimoPDFと同じです。

ダウンロードには、公式のホームページ、もしくは先に紹介した窓の杜のサイトから検索して行えます。

変換したい文書や画像を印刷するためにプリンタをCubePDFで選択することで、PDFへの変換が行われます。操作も簡単で印刷をするものならとくに手間がかからずできるのでおすすめです。

Batch Word to PDF Converter

こちらはマイクロソフトのOffice文書やテキストファイルなどをドラッグ&ドロップの操作で複数一気にPDF変換できるソフトです。

変換したファイルを結合して一つのPDFにすることも可能です。

1ページのみのファイルが無数にできてしまうと、扱いも大変ですし、見にくくなってしまいます。同じPDFで関連のある文書は結合して一つのファイルとして扱えると助かります。

この機能があるのはとても魅力です。

また、印刷禁止やコピー禁止などの設定をオプション追加できます。

エクスポートからPDF形式に変換

ソフトを入れなくても、もうひとつ、wordファイルをPDF変換する方法が、あります。

ファイルタブから「名前を付けて保存」ではなく、「エクスポート」をクリックします。

そこからPDF/XPSの作成ボタンをクリックし、PDFを選択します。

下部には「最適化」 でファイルサイズの選択と、オプションでさらに細かい設定が可能です。

サイズは使用目的に合わせて選びましょう。オンライン上で確認するだけのものなら小さい方が扱いやすいでしょう。
また、先に述べたのと同じようにフォントが埋め込めない場合の対処ができるよう、「フォントの埋め込みが不可能な場合はテキストをビットマップに変換する」はチェックしておきましょう。こちらも閲覧者がパスワードを入れる設定もできます。

XPS文書との違い

エクスポートでもう一つ選択できるXPS文書とはなんでしょうか?

聴き馴染みがないと思います。

XPS文書とはマイクロソフトのドキュメント閲覧用ファイル形式です。アドビ社のファイル形式がPDFになります。似た用途で使うものですが、XPSは編集ができないファイルになっているので今は圧倒的にPDFのほうが使い勝手がいいものとして認識されています。

XPSは書き込み編集ができない分、使い勝手は悪くなりますが、上書きで修正ができないため、文書に他人が勝手に手を入れる危険性がなく安全性が高いものになります。

その違いは覚えておくと使える知識でしょう。

エクスポートと名前を付けて保存の違い

クリックする箇所が違うだけで、とくに大きな違いはありません。オプショナルも同じように設定できるので、好きな方を選択してPDFに変換するとよいでしょう。

エクスポートの方が、選択するのに選択肢が少ない分簡単です。

オンラインでWordファイルをPDFに変換する方法

最後に、オンライン上でPDFファイルに変換する方法をご紹介しましょう。

オンラインのサイトにアクセスし、変換したいWord文書を指定場所にドラッグするかアップロードすればサイト上でOCR処理を行い、PDF変換してくれます。

メリットとしては、ソフトをダウンロード・インストール必要がなく、簡単に利用できる、

変換だけではなく、圧縮したり分割や結合できたりとさまざまなサービスが利用できる点です。

デメリットとしては、ネット環境が必ず必要であること、ネット上にアップロードするため安全性に気を遣わなくてはならないことです。

使えるサービス、手軽さ、安全性を比較検討して利用するかしないかを決めていきましょう

今回は比較的使いやすい3つをご紹介します。

Smallpdf

最も人気があるオンラインPDFソフトウェアがSmallpdfです。

まずはサイトにアクセスして下さい。

サイトもカラフルにブロック分けされているのでとてもわかりやすくなっています。使い方も簡単です。

変換のページを開き、指定場所に文書をドラッグ&ドロップします。

読み込まれるとPDFに変換されます。

結果がプレビューでき、修正があればそこで修正ができます。

そこからダウンロードし保存をして完了です。

1日2回無料で使えます。オフラインで利用できるアプリや、無制限で使える有料のSmallpdfproもあります。

また、登録ユーザーとなりアカウントをつくれば(7日間無料期間あり)共有機能がつかえるので、利用の幅が広がります。使用頻度や目的によって検討してみましょう。

気になる安全性に関しては、1時間後にはサーバーから完全削除される仕様になっているので、安心です。逆にオンライン上に保存しておきたい場合は無料のアカウントを作成する必要があります。

Clever PDF

Clever PDFは、Word文書含めたOfficeファイルをPDF変換でき、逆にPDFをOfficeファイルに変換できる、相互変換が可能です。

他にもMac用のフォーマットであるPagesなどにも変換ができます。また、ブラウザ上で、PDFのパスワードでの保護、そのロック解除、結合分割やページ番号の追加、圧縮の作業が簡単に行えるのも魅力です。

またPDFファイルに、電子透かしマークを追加することもできます。透かしマークを入れることで、文書の著作権を保護することができます。コピーされて二次利用されることを避けることができるのです。

安全性も、アップロードしたファイルは自動的に30分後に削除されるなど、考えられています。

30分たたなくても、自分でサーバーから削除しても大丈夫です。

iLovePDF

こちらのPDFソフトウェアは、無料版と有料版があります。有料版は、オンライン版とインストールしてオフラインで使えるデスクトップ版もつかえるようになります。さらに、モバイル版があるのはかなり魅力です。

また有料でのみ受けられるサービスがありますが、普通なら使用頻度の低いサービスであるので気にしなくてもよいでしょう。

mac windowsどちらにも対応しています。

無料と、有料の大きな違いは、変換利用回数です。無料版での変換は5回までとされています。

まとめ

以上、Word文書をPDFファイルに変換するさまざまな方法をまとめてみました。

PDFに変換するだけなら、Wordのエクスポートや名前をつけて保存から簡単にできます。

しかし、ファイルを結合したり圧縮したり共有をしたり、さまざまなことをまとめてやるケースが多い場合には、専用のPDFソフトウェアを使用すると便利でしょう。

Word文書は、相手がファイルを開けない状態であることもあって、不特定多数と共有するにはあまり向いていない形式でもあります。PDF形式であれば、ほぼデスクトップでもモバイルでも、さらにどのOSでも閲覧が可能なので、とても使い勝手がよいのです。

今使うことが少なくても、今後のビジネスシーンでは頻繁に使うことがでてくる形式であるとおもうので、知識として変換方法を知っておきましょう。